Datenschutzhinweise für unsere Verwaltungstätigkeit.

1. Verantwortlicher

Werel Herrmann & Cie. GmbH, Kerkrader Straße 11, 35394 Gießen, vertreten durch die Geschäftsführer Jan Werel und Fabio Herrmann. E-Mail: info@whcie.de, Telefon: 0156 79811747.

Wir handeln als eigenständig Verantwortlicher, nicht als Auftragsverarbeiter unserer Auftraggeber. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; Ihre Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@whcie.de.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Verwaltervertrag: Durchführung des Vertrags mit unseren Auftraggebern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Wohnungseigentum: Erfüllung der Verwalterpflichten gegenüber der Gemeinschaft und den einzelnen Eigentümern, etwa Einberufung, Niederschrift, Beschluss-Sammlung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 24, 28 WEG).
• Mietverhältnisse: Durchführung der Mietverträge des Vermieters, einschließlich Kaution, Betriebskostenabrechnung und Wohnungsübergaben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Mietvertrag mit dem Vermieter – sowie lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Erfüllung des Verwaltervertrags).
• Gesetzliche Pflichten: handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung, Pflichten aus der Heizkostenverordnung und dem Bundesmeldegesetz (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Berechtigte Interessen: nachweisbare Verwaltung – Dokumentation von Übergaben und Begehungen, Verkehrssicherung, Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen, IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Einwilligung: etwa für Nachrichten per WhatsApp (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

3. Datenkategorien und Herkunft

Wir verarbeiten Stamm- und Kontaktdaten, Vertrags- und Objektdaten, Zahlungs- und Bankdaten, Verbrauchs- und Zählerdaten, Angaben zu Schäden und Mängeln, Fotos aus Übergaben und Begehungen, Beschluss- und Versammlungsdaten sowie Kommunikationsinhalte. Bei der Mietersuche verarbeiten wir Angaben zur Bonität im Rahmen der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu Selbstauskünften von Mietinteressenten (Version 2.0, Januar 2026). Gesundheitsdaten verarbeiten wir nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder soweit dies zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO).

Soweit wir Daten nicht bei Ihnen selbst erheben, stammen sie vom Auftraggeber oder der Eigentümergemeinschaft, vom vorherigen Verwalter, von Mietern, Dienstleistern, Messdiensten, Versorgern, Versicherern, Banken, Behörden oder aus dem Grundbuch.

4. Empfänger

Eigentümer und Eigentümergemeinschaft; andere Wohnungseigentümer und der Verwaltungsbeirat, soweit das Einsichtsrecht nach § 18 Abs. 4 WEG oder Niederschrift und Beschluss-Sammlung (§ 24 WEG) es vorsehen; Mieter, soweit für das Mietverhältnis erforderlich; Handwerker, Dienstleister, Messdienste und Versorger; Versicherer; Notare, Erwerber und Grundbuchamt bei Veräußerungen; Gerichte und Behörden. Kreditinstitute, Steuerberater und Rechtsanwälte erhalten Daten als eigene Verantwortliche.

Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO setzen wir ein für Verwaltungssoftware und Kundenportal (einschließlich KI-Funktionen), E-Mail und Bürosoftware (Microsoft 365), Hosting und digitalen Briefversand.

5. Übermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten Daten grundsätzlich in der EU und im EWR. Einige Dienstleister gehören zu Unternehmensgruppen mit Sitz in den USA, etwa Microsoft, Google und Meta (WhatsApp). Eine Übermittlung in Drittländer ist dabei im Einzelfall möglich. Sie erfolgt nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses – für die USA des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger danach zertifiziert ist – oder andernfalls von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

6. Speicherdauer

Endet unser Mandat, übergeben wir die Gemeinschafts- und Objektunterlagen an den Auftraggeber oder den nachfolgenden Verwalter. Eigene Unterlagen bewahren wir auf, solange Gesetze es verlangen: Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 257 HGB, § 147 AO), länger, soweit die Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind.

Übrige Korrespondenz speichern wir bis zum Ablauf der Verjährung möglicher Ansprüche, regelmäßig drei Jahre ab Ende des Jahres der Anspruchsentstehung und Kenntnis (§§ 195, 199 BGB), längstens zehn Jahre.

Daten von Mietinteressenten löschen wir, sobald sie für die Auswahl nicht mehr benötigt werden, insbesondere nach Vermietung an andere, spätestens nach sechs Monaten, soweit keine Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz abzuwehren sind.

7. Software und KI

Unsere Verwaltungssoftware nutzt KI-Dienste (Microsoft Azure OpenAI) zum Zusammenfassen und Entwerfen. Serverstandort ist nach dem Vertrag mit unserem Softwareanbieter die EU. Einzelne technische Dienstleister gehören zu Unternehmensgruppen mit Sitz in den USA; hierfür gilt Abschnitt 5. Ergebnisse prüft und verantwortet ein Mitarbeiter. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht. Vertrauliche Unterlagen senden wir nicht über WhatsApp.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben, die wir für den Verwaltervertrag und die Verwaltung benötigen, sind erforderlich. Ohne sie können wir die Verwaltung nicht durchführen.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an info@whcie.de.

10. Ihr Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Richten Sie Ihren Widerspruch an info@whcie.de.

11. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden, poststelle@datenschutz.hessen.de, datenschutz.hessen.de.

12. Information von Mietern und weiteren Betroffenen

Mieter, Eigentümer und weitere Betroffene, deren Daten wir nicht bei ihnen selbst erheben, informieren wir bei der ersten Kontaktaufnahme, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 14 Abs. 3 DSGVO), und verweisen dabei auf diese Seite. Die Datenschutzhinweise für den Besuch dieser Website finden Sie unter Datenschutz.

Stand: 14. September 2026